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Todos los sistemas de contabilidad son diseñados para proporcionar informacion a las personas que toman decisiones. De cualquier manera, es conveniente clasificar los sistemas de contabilidad basandonos en el usuario primario de la informacion. Inversionistas (o inversionistas potenciales), acreedores, agencias de gobierno, autoridades de impuestos y demas estan fuera de la organizacion. Los gerentes estan dentro de la organizacion. La clasificacion de sistemas de contabilidad en sistemas financieros y de costos (o gerenciales) capta estan distincion entre las personas que toman decisiones.
CONTABILIDAD FINANCIERA
La
informacion
de la contabilidad financiera esta diseñada para los que
toman decisiones y que no estan envueltos en la administracion diaria
de
la empresa. Estos usuarios de informacion son comunmente externos a la
empresa. La informacion, al menos para empresas publicas, es publica y
tipicamente esta disponible en el sitio de internet de las
compañias.
Los gerentes en la compañia estan severamente interesados en los
reportes que se generan de la contabilidad financiera, pero de
cualquier
manera, la informacion no es suficiente para la toma de decisiones
operativas
de la empresa.
Los individuos
tomando decisiones usando la informacion de la contabilidad financiera
estan comunmente interesados en compara firmas, y por ejemplo, decidir
si invertir en la empresa Computadoras Apple o en Microsoft. Una
caracteristica
importante de la informacion de la contabilidad financiera es que puede
ser comparable entre empresas. Esto significa que, es importante que
cuando
un inversionista mira a, por decir, los ingresos de Computadoras Apple,
estos representen la misma cosa para Microsoft. Como resultado, los
sistemas
de contabilidad financiera estan caracterizados por una serie de reglas
que definen como debe ser tratadas las transacciones.
CONTABILIDAD DE COSTOS O GERENCIAL
La informacion de la contabilidad de costos esta diseñada para los gerentes. Debido a que los gerentes estan tomando decisiones solo para su propia organizacion, no hay necesidad de que la informacion sea comparable a informacion similar de otras organizaciones. En lugar, el criterio importante es que la informacion debe ser relevante para las decisiones que los gerentes que operan en un ambiente de negocio en particular con una estrategia particular hacen. La informacion de la contabilidad de costos es comunmente usada en la informacion de la contabilidad financiera, pero primeramente estamos concentrados en su uso por los gerentes para tomar decisiones. Los contadores que manejan la contabilidad de costos y generan la informacion agregan valor proporcionando buena informacion a los gerentes que estan tomando decisiones. Entre mejores son las decisiones, mejor es el desempeño de tu organizacion, independientemente si es una compañia de manufactura, un banco, un hospital no-lucrativo, una agencia de gobierno, un club de escuela, o incluso una escuela de negocios. El sistema de contabilidad de costos es el resultado de las decisiones que hacen los gerentes de una organizacion y el medio ambiente en el cual las hacen.
CONTABILIDAD DE COSTOS Y LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
El
proposito
principal de la contabilidad financiera es proveer a los inversionistas
(por ejemplo, accionistas) o acreedores (por ejemplo, los bancos)
informacion
en cuanto a la compañia y al desempeño de la
administracion.
La informacion financiera preparada para este proposito esta gobernada
por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), los
cuales proporcionan consistencia en la informacion contable usada para
propositos de reporte de una compañia a otra. Esto significa que
la informacion de la contabilidad de costos usada para calcular el
costo
de los bienes vendidos, valuacion de inventarios, y otra informacion de
contabilidad financiera usada para reportes externos debe ser preparada
de acuerdo a los PCGA.
En contraste
de la informacion de costos para reportes financieros a los
accionistas,
la informacion de costos para uso gerencial (es decir, entre la
organizacion)
no necesita estar de acuerdo con los PGCA. La administracion es libre
de
establecer sus propias definiciones para la informacion de costos. En
realidad,
la informacion contable usada para reportes externos es la mayoria de
las
veces inapropiada para la toma de decisiones gerencial. Por ejemplo,
las
decisiones gerenciales tratan del futuro, entonces los costos estimados
a futuroson tienen mas valor en la toma de decisiones que los costos
historicos
o actuales que son reportados externamente. A menos que se establezca
lo
contrario, asumimos que la informacion de costos es desarrollada para
uso
interno por los gerentes y no tiene que estar de acuerdo con los PGCA.
Esto no
significa
que no hay una manera "correcta" o "incorrecta" de contabilizar los
costos.
Esto significa que la mejor, o correcta, contabilizacion de los costos
es mediante el metodo que proporcione informacion relevante para el
tomador
de decisiones para que el o ella hagan la mejor decision.
CLIENTES DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS
De todos los
participantes
en un negocio a quienes la administracion debe considerar, el mas
importante
es el cliente. Sin clientes, la organizacion pierde su
habilidad
y razon de existir; los clientes proporcionan el enfoque a la
organizacion.
La informacion de
costos en si misma es un producto con sus propios clientes. Los
clientes
son los gerentes. Al nivel de produccion, donde los productos son
ensamblados
o los servicios son desempeñados, la informacion es necesitada
para
controlar y mejorar las operaciones. Esta informacion es proporcionada
frecuentemente y es usada para monitorear la eficiencia de las
actividades
desempeñadas. Por ejemplo, si la tasa promedio de defectos es 1%
en un proceso de manufactura y la informacion del sistema de
contabilidad
de costos indica una tasa de defecto de 2% en el dia anterior, los
empleados
de produccion deben usar esta informacion para identificar que cause
que
la tasa de defecto incrementara y asi corregir el problema.
En un nivel
medio de administracion, donde los gerentes supervisan el trabajo y
toman
decisiones de operacion, la informacion de costos es usada para
identificar
problemas haciendo ver cuando algun aspecto de la operacion es
diferente
de lo que se esperaba. En el nivel ejecutivo, la informacion financiera
es usada para valorar el desempeño general de la
compañia.
Esta informacion es estrategica por naturaleza y es tipicamente
proporcionada
mensualmente, por cuarto o anualmente. Los contadores de costos deben
trabajar
con los usuarios (o clientes) de la informacion de contabilidad de
costos
para proporcionar la mejor informacion posible para propositos
gerenciales.
Los problemas mas
serios con los sistemas de contabilidad ocurren cuando los gerentes
usan
informacion contable que fue desarrollada para reportes externos para
la
toma de decisiones. La toma de decisiones comunmente requiere
informacion
diferente que la que se proporciona a los accionistas en los estados
financieros.
Es importante que las compañias entiendan que los diferentes
usos
de la informacion contable requieren diferentes tipos de informacion
contable.
CONTABILIDAD DE COSTOS Y ETICA
El diseño de sistemas de costeo es ultimamente acerca de la asignacion de costos a varias actividades, productos, proyectos, unidades corporativas, y gente. La manera en que esto se hace afecta los precios, reembolsos, y el pago. como algunos ya sabemos en base a sucesos ocurridos, el diseño de sistemas de contabilidad de costos tiene el potencial para ser mal utilizado y hacer fraude a los clientes, empleados, o accionistas. Como usuario o preparador de la informacion de costos, necesitas estar conciente de lo que implica la manera en que la informacion es usada. Y mas importante, necesitas estar consciente de cuándo el sistema tiene potencial para ser abusado.
